人というのはとかく物事を忘れてしまいがちです。
しかし、ビジネスの世界では「すみません、忘れてました」では許されないことが多いですよね。
プロ意識を持つビジネスパーソンならば、自身の行動スケジュールはしっかりと管理しておくのは当然でしょう。
簡単な方法として、「手帳」をうまく使いこなしていけば、大きなトラブルは避けられそうです。
そこで今回は、社会人生活30年超の間に毎年毎年一年365日手帳を使ってきて、それなりに失敗もしてきた私が、『ビジネスで使える手帳の書き方』を改めてご紹介いたしましょう。
手帳は何はともあれ使いやすさが大切！
私がふだん使っている手帳は、ポケットサイズのものです。大きすぎず小さすぎず、また厚すぎず薄すぎずといったところでしょうか。
それを選ぶ理由は、スーツの内ポケットに入るからです。カバンのポケットにも入れられます。
それぐらいの大きさの方が毎日の携帯に便利ですよね。必ずポケットの中にいれておく習慣さえつけておけば、有効に使うことができます。
「いざ」というときサッと取り出せて、サッと確認したり書き込んだりできるわけです。約束の取り付けの場面でも相手を待たせることはほとんどありません。スピーディで気持ちの良いビジネス活動ができますよ。
使うタイプは好んで「マンスリータイプ」です。パッと開けば、ひと月のカレンダーで一日一日がマス状になっているもの。見開き2ページになっているものが好きです。
その月の一か月分のスケジュールが一目瞭然なので、管理がしやすいですね。書き方も使い方も何も悩むことのない手軽なものです。
マスが大き目でありつつ、枠の外のメモ欄も余裕があればさらにベターです。ちょっと欲張りですが...
手帳を使って何を管理するのか?
手帳を『自身の行動スケジュールの管理ツール』として使います。
社内会議や打ち合わせの内容などを記録するのは、別途に「ノート」や「システム手帳」などを用意しています。お客様との打ち合わせの詳細な内容なども「営業日報」や「顧客管理台帳」の方にしっかりと記録しています。今では、それらのことはパソコンやタブレットを使ってデータベース化している会社も多いようですよね。
行動スケジュールを手帳で管理することの利点は、サッと開いて確認できる利便性にあります。
例えば「今日の予定は何だっけ?」とか「○○様との面談はたしか来週の水曜日だったよな?」というような記憶があいまいなときに手軽に簡単に開くことができます。いちいち営業日報をめくったり、パソコンを立ち上げる必要もありません。
予定を確認するというビジネスシーンにも、とてもタイムリーに使えます。内容は簡単な書き方であっても充分なわけですからね。
手帳には何をどう書き込むのか?
予定を書き込むときは、例えば、単純に4月28日のマスに「10:00○○様提案書提出」というように記入します。要件の「キーワード」だけでかまいません。
この時に大切なことは、「その提案書をいつ作成するか」という予定も必ず入れます。例えば、提出日の1週間前の21日のマスに「16:00○○様向け提案書作成」というように、です。
また、ひとつの要件から派生する要件もドンドン手帳に書き入れるようにしていきます。
要件が大きすぎてマスの中に書ききれない。そんな場合は要件の末尾に※印をつけて「注」を作ります。「16:00○○様向け提案書作成※1」とマスの中に書いてカレンダーの枠外のメモ欄に「※1△△事案についての提案、見積、パンフ要」という具合ですね。
ビジネスの世界では、相手から来年のことを言われることもよくあります。「来年3月には△△の予定があるからその時になったら提案書を出してほしい」というようなことです。
そんなときは、手帳のカレンダーのページより後ろにある「メモ専用」のページにしっかりと記入しておきます。年末になって「新しい手帳」を購入したらそれに移行すれば良いわけですね。
手帳の書き方で大切なことは、『必要な要件はすべて書いておくこと』です。
私も、若い頃やらかしました。お客様から3つのことを言われたのにもかかわらず、2つのことしか書かなかったのです。そのあと約束の日が訪れて怒涛のような悲劇が起こりました。
お客様に「そのことも言っただろ!メモしていなかったのか!」と怒鳴られたときはもう後の祭りでしたね。忘れていた要件は実は一番重要なことだったのです。完璧に忘れていましたから、最初何故怒られているのかさえわかりませんでした。とほほ...と悲しくて情けない自分がそこにおりました。あれはほんとうに辛かったです。
聞いた要件はしっかりと漏らさず書き込むことが書き方の重要なポイントです。そうすれば無用なトラブルは避けられますね...
手帳を使いこなすための大切な習慣とは!?
せっかく手帳にビシッと書き込んであっても、それをそのまま放置しておいたのでは、重要な要件も忘却の彼方遥か遠い果てまでさらーっと消え去ってしまいます。定期的に手帳を開いて見る癖をつけておくことが肝心です。
私は、毎朝起きてから一通りの動きが終わった後、必ず一回は手帳を開いて確認します。顔を洗って着替えをして新聞を斜め読みしながら朝食を取ってというような動きの後に必ずですね。その日の予定の再チェックです。
日中は、何かと事があるたびに手帳を開くことにはなりますが、それはそれとして業務をこなします。
夕方にも必ず一回はチェックをします。明日の予定から最低向こう一週間くらい先までです。もうわかっているという事柄でも改めて見ておきます。
「明日はお客様のところへ直行」なんてこともありえますよね。「その時になって慌てて準備」なんていっても間に合わないと困ります。ですから、前項の例のように、派生する要件の「準備」も余裕をもって書き入れておき、確認もしておくのです。
このような感じで、手帳の確認は必ず毎日朝夕の最低二回はしておきたいものです。これが習慣にできれば、スケジュール管理はばっちりですよ。
まとめ
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手帳は『ポケットサイズでマンスリータイプのもの』が機動的でおすすめです。
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手帳を使って行動のスケジュール管理をすることは、すばやく確認できるという利便性があります。
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書く内容は「キーワード」だけでも良いのですが、『必要と思われる要件はすべて書き込む』という書き方をしましょう。
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手帳に書いたまま放置ではいけません。毎日最低でも朝夕の二回は開いて確認し、内容のチェックをする習慣をつけましょう。
自分がこのあと「何をするのか」という行動を自身で把握しておくことは、ビジネスの基本であり最も重要なことのひとつです。
そのスケジュールをいかにしっかりと管理しておくかということは非常に大きな命題といえるでしょう。
手帳はその命題に応えてくれるツールとしてはとてもシンプルで使いやすいものです。
このツールを上手に使いこなして、プロのビジネスパーソンとしてアクティブでバイタリティー溢れる活動を日々こなしてゆきたいものですね。