サラリーマンをしている方ならメールを打つ機会は多いですよね。社内での連絡やお客様とのやりとり、業者の方とのやりとりと、一日のうちでメールを打たない日はないのではないでしょうか。
そんなメールの中で特に気を付けなくてはいけない部分は「件名」です。
「件名」は相手が一番最初に見る部分。そこをしっかり書くことはビジネスマナーにおいてとても重要なことなんですよ。
今回はそんな『ビジネスにおける件名の書き方マナー』をご紹介いたします！
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メールの件名は相手に読まれる最初の文章！
件名は、本文を開く前に一番最初に相手の目に入る文章です。
この文章がよく分からない内容だったり、誰が送ってきたのか不明であったりすると、相手がメールを見てくれない可能性が高まってしまいます。
件名とは、メールにおける第一印象なのです。
ですから、本文を丁寧に書くのは当たり前のことなのですが、まずは件名だけで相手に内容がしっかりと伝わるようにしなければいけません。
件名は本文の「まとめ」だと意識して書いていくのが良いでしょう。
自分で件名を読み返してみて、本文を読まなくても内容を把握できるぐらいの内容であればグッドです！
心理学で『相手を好きか嫌いかはほぼ第一印象で決まる』という理論があるのは知っていますか？
最初の印象が良ければその後の人間関係もスムーズにいきます。なので、一番始めが最も重要なんですよ。
これはメールにおいても同じことです。手を抜かず、件名にも注意して書いてくださいね。
メールの件名には具体的な内容をしっかり記載！
では、実際にどういった内容を書くことで、相手に伝わりやすい件名になるのでしょうか。
まず、件名は長すぎると読まれません。
相手の目にパッと入って文字がすぐに読める程の量でないと、途中で読むことを止めてしまう可能性があります。
ですから、件名は『20字程度』にまとめるのが良いでしょう。
そして、その内容ですが、できる限り具体的に書くことが大事です。
仕事の話であるなら「◯◯の打ち合わせの件について」「◯◯のご相談の件」など。
相手が件名を読んで「このメールは◯◯について書かれたものなのか」とすぐにわかる内容にするのが良いでしょう。
また、日付が特定されている場合、必ずその日付を記載しましょう。
「◯︎月◯︎日の打ち合わせの件について」「◯月◯︎日のご相談の件」など。
日付を入れることで、相手にその内容を意識的に見させることができます。
内容が明確に決まっていない場合だと『ご自分の会社名、名前』を記載することで、相手に誰から送られてきたメールなのかを認識させることができます。
忘れないように記載しましょう。
また、緊急で見てもらいたい内容である場合は、件名の最初に[緊急]や[重要]と記載しましょう。
相手にすぐ見て欲しいことが伝わりますよ。
ですが、これは多用すると相手に失礼になってしまうこともあるので『本当に緊急である場合』のみ、使用するのが好ましいですね。
あくまで『相手も別の仕事がある』ということを頭に入れておきましょう。
メールの件名の「Re」を消すことで相手に配慮を！
『取引相手とメールのやりとりをしているうちに、件名が「Re:」でいっぱいになってしまった』なんてことありませんか？
もし、相手が「Re:」を消していなかったとしても、こちらは３回目以降は「Re:」を消して件名を書き直すのが良いでしょう。
［件名例］
「返信ありがとうございます。（自分の名前）」
「内容確認いたしました。（自分の名前）」など。
単純なことなのですが、意外と「相手も「Re:」そのままだしこのままでいいか。」となってしまっているんですね。
相手からではなく、まずは自分から細かい配慮を心がけてみましょう。
相手に一目置いてもらえるかもしれませんよ。
仕事のメールを打っていると、どうしてもこちらの都合ばかりを考えてしまい『とにかく相手にメールを送ること』を優先にしてしまいますよね。
もちろんメールを打つことだけが仕事ではないですから、あまりメールにばかり気を取られている訳にはいきません。
しかし、それは相手も同じことなのです。
ここで、相手への細かい配慮をすることで、「あ、この人は他の人とは少し違うな」と思ってもらえるチャンスですよ
メールの件名で失敗した私の体験談！
これは私が新入社員の頃の話です。
当時の私は慣れないながらも頑張って仕事をし、メールも頻繁に使用していました。
しかし、私が特に気を付けて打っていたのは本文の部分でした...
そんなある日、私は1通のメールを取引先に送信しました。
相手に伝わるように、しっかりと内容を事前に確認して、いざ送信。
しかし、待てど暮らせど返信が返ってこない...
内容を改めて確認しても特に不備はないし、相手にちゃんと伝えたいことを送っているはずなのに...
先輩にことのいきさつを説明し、私が送ったメール内容を確認してもらうと、先輩はメールを見た途端にこう言いました。
「件名に何も書いてないじゃないか。これじゃあ相手も誰から送られてきたメールかわからないし、内容も把握できないよ。」
「え！件名って書かなくちゃいけない部分なんですか？」...
私はプライベートでメールを打つ機会はもちろんありましたが、件名を書いたことがありませんでした。
先輩から件名の大切さを教わり、そこで初めて『ビジネスにおける件名の書き方』を勉強しました。
それからは、私が送ったメールに対して返信がちゃんと来るようになったのです。
このようにメールの件名一つで取引先とのやりとりがスムーズにいかない場合があります。
しっかりと意識して件名を書くようにしましょう。
まとめ：件名は後から書く
１．件名は本文の「まとめ」だと意識する。
２．できる限り件名は具体的内容を記載する。
３．内容が明確でない場合は、名前と会社名を必ず記載して、誰からきたメールなのかを認識してもらう。
４．忙しいのは相手も同じだと意識して、細かい配慮を心がける。
これができればビジネスの件名は完璧ですね。
もし、件名が浮かばない場合があったらまずは本文を書いてみて、その後に件名を書いてみましょう。
件名は本文の「まとめ」ということを忘れないでくださいね！